Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Reichert Hausverwaltung
Stettiner Str. 29
74177 Bad Friedrichshall
Telefon: 0162 6198801
E-Mail: info@reichert-hausverwaltung.de
Vertreten durch: Ulrich Reichert

2. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung unserer Aufgaben als Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung) sowie zur Verwaltung von Mietobjekten. Dies umfasst insbesondere:

• Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums
• Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnungen
• Durchführung von Eigentümerversammlungen
• Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern
• Verwaltung von Verträgen, Versicherungen und technischen Anlagen
• Bearbeitung von Schadensmeldungen und Versicherungsfällen
• Abwicklung des Zahlungsverkehrs
• Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

3. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. bei Cookies oder optionalen Online-Diensten)

4. Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten insbesondere:

• Eigentümerdaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Miteigentumsanteile, Bankverbindung
• Mieterdaten: Name, Kontaktdaten, Einzugs- und Auszugsdaten, Verbrauchsdaten
• Dienstleisterdaten: Kontaktdaten, Vertrags- und Leistungsdaten
• Vertrags- und Abrechnungsdaten
• Kommunikationsdaten (E-Mails, Telefonnotizen)
• Technische Daten beim Websitebesuch: IP-Adresse, Browsertyp, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, besuchte Seiten, Cookies

5. Hosting der Website (Strato)

Unsere Website wird bei der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Strato stellt die technische Infrastruktur und den Speicherplatz für diese Website bereit. Im Rahmen der Bereitstellung verarbeitet Strato technische Daten (z. B. Server-Logfiles) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Verarbeitete Daten können insbesondere sein:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und -version
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• aufgerufene Seiten und Dateien

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs der Website, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und effizienten Bereitstellung unserer Website). Mit Strato besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Nutzung der Microsoft-Cloud

Wir nutzen Dienste der Microsoft Corporation (u. a. Microsoft 365, OneDrive, SharePoint, Exchange Online) zur Speicherung und Verarbeitung von Verwaltungsdaten (z. B. Dokumente, E-Mails, Abrechnungen). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Microsoft kann Daten auch in Drittländer, insbesondere die USA, übermitteln. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU‑US Data Privacy Framework sowie ergänzender Garantien nach Art. 46 DSGVO. Microsoft setzt umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Protokollierung) ein, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

7. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung unserer Verwaltungsaufgaben erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht. Empfänger können insbesondere sein:

• Handwerksbetriebe und technische Dienstleister
• Versicherungen
• Banken
• Behörden
• Rechtsanwälte und Sachverständige
• IT-Dienstleister (z. B. Microsoft, Strato)

Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken erfolgt nicht.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Typische Fristen sind:

9. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich jederzeit an die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse wenden.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Baden‑Württemberg ist zuständig:

Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden‑Württemberg (LfDI BW)

10. Cookies und Server-Logfiles

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Wir setzen sowohl technisch notwendige Cookies als auch – sofern eingesetzt – optionale Cookies (z. B. für Statistik oder Analyse) ein.

10.1 Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website und bestimmte Funktionen erforderlich (z. B. zur Darstellung der Seite, zur Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen). Ohne diese Cookies kann die Website nicht ordnungsgemäß bereitgestellt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Bereitstellung der Website).

10.2 Optionale Cookies (z. B. Statistik, Analyse)

Optionale Cookies werden nur gesetzt, wenn Sie hierin eingewilligt haben (z. B. über ein Cookie-Banner). Sie dienen etwa der Reichweitenmessung oder der Verbesserung unseres Online-Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie Ihre Cookie-Einstellungen anpassen.

Details zu den konkret eingesetzten Cookies (Name, Anbieter, Zweck, Speicherdauer) können Sie unserem Cookie-Hinweis bzw. den Cookie-Einstellungen auf dieser Website entnehmen.

11. Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website werden durch Strato automatisch Server-Logfiles erfasst (siehe Ziffer 5). Diese Protokolldaten sind für den technischen Betrieb, die Sicherheit und die Fehleranalyse erforderlich.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website).

12. Sicherheit der Verarbeitung

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte
• Verwendung sicherer Passwörter und Authentifizierungsverfahren
• Verschlüsselung bei der Übertragung (z. B. TLS/SSL für die Website)
• Regelmäßige Datensicherungen (Backups)
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte rechtliche oder technische Rahmenbedingungen anzupassen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Fassung.